POS คืออะไร? รู้จักระบบ POS และวิธีเลือก

POS คือระบบที่ช่วยจัดการการขายหน้าร้าน ตั้งแต่คิดเงิน บันทึกยอดขาย ไปจนถึงจัดการสินค้า รู้จักเครื่องและโปรแกรม POS พร้อมวิธีเลือกระบบให้เหมาะกับธุรกิจ

เวลาลูกค้าเข้ามาซื้อสินค้า ร้านไม่ได้มีแค่ขั้นตอนคิดเงิน แต่ยังต้องเช็กราคา รับชำระเงิน ออกใบเสร็จ ตัดสต็อก และเก็บยอดขายเพื่อนำไปสรุปภายหลัง หากแต่ละขั้นตอนแยกกันทำ ยิ่งมีสินค้าและรายการขายมากขึ้นก็ยิ่งจัดการได้ยาก

ระบบ POS จึงเข้ามาช่วยจัดการขั้นตอนต่าง ๆ บริเวณจุดขายให้อยู่ในระบบเดียวกัน โดย POS คือระบบที่ใช้จัดการการขาย ณ จุดขาย ตั้งแต่การเลือกสินค้า คำนวณยอด รับชำระเงิน และบันทึกรายการขาย โดยระบบ POS หลายระบบยังเชื่อมข้อมูลการขายกับสินค้า สต็อก รายงาน และข้อมูลสมาชิก ทำให้ร้านจัดการงานที่เกี่ยวข้องกับการขายจากระบบเดียวกันได้

บทความนี้จะพาไปรู้จักว่า POS คืออะไร เครื่อง POS และโปรแกรม POS ทำหน้าที่อะไร พร้อมสิ่งที่ควรพิจารณาก่อนเลือกระบบมาใช้กับธุรกิจ

POS คืออะไร? ระบบขายหน้าร้านทำงานแบบไหน?

POS ย่อมาจาก Point of Sale หมายถึงจุดที่เกิดการขายสินค้าหรือบริการ แต่เมื่อพูดถึง ระบบ POS โดยทั่วไปจะหมายถึงระบบที่นำ Software และ Hardware มาทำงานร่วมกัน เพื่อช่วยจัดการรายการขายและบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้านำสินค้ามาชำระเงิน พนักงานสามารถสแกน Barcode หรือเลือกสินค้าจากหน้าจอ ระบบจะคำนวณยอดและบันทึกรายการขาย หาก POS มีระบบ Inventory ข้อมูลการขายยังสามารถนำไปอัปเดตจำนวนสินค้าใน Stock ได้ด้วย

ระบบ POS มีอะไรบ้าง?

ระบบ POS ประกอบด้วย 2 ส่วนหลักที่ทำงานร่วมกัน คือ POS Software ซึ่งใช้ประมวลผลและจัดการข้อมูลการขาย และ POS Hardware ซึ่งเป็นอุปกรณ์ที่ใช้บริเวณจุดขาย โดยอุปกรณ์ที่ต้องใช้จริงจะแตกต่างกันตามประเภทธุรกิจและระบบ POS ที่เลือก

POS Software

POS Software คือโปรแกรมที่ใช้ทำรายการขาย เช่น เลือกสินค้า คำนวณยอด และบันทึกการชำระเงิน รวมถึงอาจมีฟีเจอร์สำหรับจัดการ Inventory, Customer, Staff และ Report

โปรแกรมอาจทำงานบนเครื่อง POS โดยเฉพาะ หรือใช้งานผ่าน Computer, Tablet หรือ Smartphone ขึ้นอยู่กับระบบที่เลือก

POS Hardware

POS Hardware คืออุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกับโปรแกรมเพื่อทำรายการขาย เช่น เครื่องหรือหน้าจอ POS, Barcode Scanner, Receipt Printer, Cash Drawer และอุปกรณ์รับชำระเงิน

ร้านไม่จำเป็นต้องมี Hardware ทุกประเภท แต่ควรเลือกตามขั้นตอนการขายจริง เช่น ร้านที่มีสินค้าจำนวนมากอาจต้องใช้ Barcode Scanner ขณะที่ร้านขนาดเล็กอาจเริ่มจาก Tablet และเครื่องพิมพ์ใบเสร็จก่อน

เครื่อง POS คืออะไร? มีอุปกรณ์อะไรบ้าง

ถ้านึกถึงจุดคิดเงินในร้านค้า เครื่อง POS ก็คือเครื่องที่พนักงานใช้เลือกสินค้า คิดราคา และบันทึกรายการขาย โดยหน้าจอที่ใช้ทำงานอาจเป็นเครื่องจอสัมผัสสำหรับร้านค้าโดยเฉพาะ คอมพิวเตอร์ หรือ Tablet ขึ้นอยู่กับโปรแกรม POS ที่ร้านเลือกใช้

นอกจากเครื่องหลักแล้ว ร้านสามารถใช้อุปกรณ์อื่นร่วมกันตามลักษณะการขาย เช่น

• เครื่องอ่านบาร์โค้ด: ใช้สแกนรหัสสินค้าเพื่อเรียกชื่อและราคาเข้าสู่รายการขาย ช่วยลดการค้นหาหรือกรอกข้อมูลสินค้าด้วยตัวเอง
• เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ: พิมพ์รายละเอียดการซื้อให้ลูกค้าหลังชำระเงิน
• ลิ้นชักเก็บเงิน: ใช้เก็บเงินสดและเงินทอน บางรุ่นสามารถตั้งค่าให้เปิดเมื่อทำรายการขายเสร็จ
• จอสำหรับลูกค้า: เป็นหน้าจออีกฝั่งของเคาน์เตอร์ ใช้แสดงรายการสินค้า ราคา และยอดที่ต้องชำระ
• อุปกรณ์รับชำระเงิน: เช่น เครื่องรับบัตร โดยอุปกรณ์ที่ใช้จะขึ้นอยู่กับช่องทางการชำระเงินที่ร้านรองรับ

แต่ละร้านไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์เหมือนกันทั้งหมด เช่น ร้านกาแฟขนาดเล็กอาจใช้ Tablet เป็นเครื่องหลักและมีเครื่องพิมพ์ใบเสร็จเพิ่มอีกหนึ่งเครื่อง ส่วนร้านค้าปลีกที่มีสินค้าหลายรายการอาจต้องมีเครื่องอ่านบาร์โค้ดและจอสำหรับลูกค้าเพิ่มเข้ามา

ก่อนซื้ออุปกรณ์เพิ่มเติม ควรตรวจสอบกับผู้ให้บริการ POS ว่าอุปกรณ์รุ่นนั้นสามารถใช้งานกับโปรแกรมที่เลือกได้หรือไม่ เพราะโปรแกรม POS แต่ละระบบรองรับอุปกรณ์แตกต่างกัน

โปรแกรม POS มีฟีเจอร์อะไรบ้าง

โปรแกรม POS คือโปรแกรมที่ใช้ทำรายการขายและบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ของร้าน ตั้งแต่การเลือกสินค้า คิดราคา ไปจนถึงสรุปยอดขาย โดยฟีเจอร์ที่มีจะแตกต่างกันในแต่ละระบบ เช่น

• จัดการรายการขาย: เลือกสินค้า คำนวณยอด บันทึกรายการ และเลือกช่องทางการชำระเงิน
• จัดการสินค้าและสต็อก: เมื่อขายสินค้า ระบบสามารถอัปเดตจำนวนสินค้าที่เหลือ ทำให้ตรวจสอบสต็อกได้ง่ายขึ้น
• ดูรายงานยอดขาย: ดูยอดขายตามช่วงเวลา รายการสินค้า หรือข้อมูลการขายที่บันทึกไว้
• กำหนดสิทธิ์พนักงาน: แยกสิทธิ์การใช้งาน เช่น พนักงานขาย ผู้จัดการร้าน หรือเจ้าของร้าน
• จัดการสมาชิก: บางระบบสามารถเก็บข้อมูลสมาชิกและประวัติการซื้อ เพื่อใช้ดูแลลูกค้าหรือนำข้อมูลไปใช้กับระบบอื่น
• ส่งข้อมูลไปยังระบบอื่น: POS บางระบบสามารถทำงานร่วมกับระบบบัญชี ร้านค้าออนไลน์ CRM หรือระบบหลังบ้านที่ธุรกิจใช้อยู่

โปรแกรม POS มีฟีเจอร์อะไรบ้าง?

โปรแกรม POS ไม่ได้มีหน้าที่แค่คิดเงิน แต่สามารถช่วยจัดการข้อมูลที่เกิดขึ้นจากการขายและงานอื่นที่เกี่ยวข้องภายในร้านได้ด้วย อย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์จริงจะแตกต่างกันตามผู้ให้บริการและ Package ที่เลือก ตัวอย่างฟีเจอร์ที่พบได้ในระบบ POS ได้แก่

Sales

ใช้สร้างรายการขาย เลือกหรือสแกนสินค้า คำนวณยอด บันทึกการชำระเงิน และจัดเก็บข้อมูล Transaction ที่เกิดขึ้นในแต่ละครั้ง

Inventory

ใช้จัดการสินค้าและจำนวน Stock เมื่อมีการขาย คืน หรือเปลี่ยนสินค้า ระบบที่รองรับ Inventory สามารถอัปเดตจำนวนสินค้าตาม Transaction ที่เกิดขึ้น ช่วยให้ร้านตรวจสอบจำนวนสินค้าคงเหลือได้ง่ายขึ้น

Reports

นำข้อมูลการขายมาสรุปเป็น Report เช่น ยอดขายตามช่วงเวลา ยอดขายแยกตามสินค้า สาขา หรือพนักงาน เพื่อให้เจ้าของร้านติดตามผลการดำเนินงานจากข้อมูลที่บันทึกในระบบ

Employee

ใช้จัดการพนักงานและกำหนดสิทธิ์การใช้งาน เช่น แยกสิทธิ์ระหว่างพนักงานขาย ผู้จัดการร้าน และเจ้าของธุรกิจ เพื่อควบคุมว่าแต่ละคนสามารถเข้าถึงหรือจัดการข้อมูลส่วนใดได้บ้าง

Member

POS บางระบบสามารถสร้าง Customer Profile หรือจัดการสมาชิก พร้อมเก็บข้อมูล เช่น ประวัติการซื้อ เพื่อให้ร้านนำข้อมูลไปใช้ดูแลลูกค้าและทำ Loyalty Program ตามความสามารถของระบบ

Promotion

ใช้กำหนดส่วนลดหรือ Promotion สำหรับการขาย เช่น ส่วนลดสินค้า Promotion ตามเงื่อนไข หรือสิทธิพิเศษสำหรับสมาชิก โดยรูปแบบ Promotion ที่ตั้งค่าได้จะแตกต่างกันในแต่ละระบบ

Integration

POS บางระบบสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น เช่น E-commerce, Accounting, CRM หรือระบบหลังบ้าน เพื่อให้ข้อมูลจากการขายถูกนำไปใช้ต่อโดยไม่ต้องจัดการแยกกันทุกระบบ

POS ช่วยอะไร เหมาะกับธุรกิจประเภทไหน?

ประโยชน์หลักของ POS คือช่วยให้ข้อมูลที่เกิดขึ้นจากการขายถูกบันทึกและนำไปใช้กับงานส่วนอื่นได้ต่อเนื่องมากขึ้น เช่น การตัด Stock ดูยอดขาย หรือจัดการข้อมูลลูกค้า จึงสามารถนำไปใช้กับธุรกิจได้หลายรูปแบบ ไม่ได้จำกัดเฉพาะร้านค้าปลีกเท่านั้น

ร้านค้าปลีก

ร้านที่มีสินค้าหลายรายการสามารถใช้ POS ช่วยสแกนสินค้า คิดเงิน ตัด Stock และดูยอดขาย ทำให้รายการขายกับจำนวนสินค้าที่เหลือเชื่อมโยงกันมากกว่าการบันทึกแยกหลายระบบ

ร้านอาหาร

ร้านอาหารสามารถเลือกระบบ POS ที่รองรับ Workflow เฉพาะของร้าน เช่น การจัดการเมนู โต๊ะ Order และการส่งรายการอาหารไปยังส่วนที่เกี่ยวข้อง โดยควรตรวจสอบฟีเจอร์เหล่านี้กับผู้ให้บริการแต่ละรายก่อนเลือก

ร้านกาแฟ

ร้านกาแฟมักต้องรับ Order และชำระเงินอย่างรวดเร็ว POS จึงช่วยรวมเมนู ราคา Promotion และรายการขายไว้ในระบบเดียวกัน หากร้านมีระบบสมาชิกก็สามารถนำข้อมูลลูกค้าและประวัติการซื้อมาใช้ร่วมกับ Loyalty Program ได้ตามความสามารถของระบบ

ธุรกิจบริการ

POS สามารถใช้กับธุรกิจบริการที่มีการรับชำระเงิน ณ จุดให้บริการได้เช่นกัน โดยระบบที่เหมาะสมควรรองรับ Workflow เฉพาะของธุรกิจ เช่น การขาย Package การนัดหมาย หรือการจัดการข้อมูลลูกค้า หากธุรกิจต้องใช้ฟีเจอร์เหล่านี้

ธุรกิจหลายสาขา

สำหรับธุรกิจที่มีหลายสาขา ควรเลือกระบบที่สามารถรวมข้อมูลการขาย Inventory และ Report จากแต่ละสาขา เพื่อให้เจ้าของธุรกิจเห็นภาพรวมโดยไม่ต้องรวบรวมข้อมูลจากแต่ละร้านด้วยตัวเอง ระบบ POS บางรายรองรับการจัดการ Inventory และข้อมูลการขายข้ามหลาย Location ได้โดยตรง

Cloud POS กับ On-premise POS ต่างกันอย่างไร

เวลาเลือกระบบ POS อาจเจอคำว่า Cloud POS และ On-premise POS ความต่างหลักอยู่ที่ระบบและข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ที่ไหน รวมถึงใครเป็นผู้ดูแลระบบ

ถ้าร้านต้องขายต่อเนื่องตลอดวัน ควรถามผู้ให้บริการเพิ่มเติมว่า เมื่ออินเทอร์เน็ตล่มยังคิดเงินได้หรือไม่ และข้อมูลที่เกิดขึ้นระหว่างนั้นจะถูกบันทึกอย่างไร เพราะ Cloud POS แต่ละระบบรองรับการใช้งาน Offline ไม่เหมือนกัน

เลือกระบบ POS ต้องดูอะไรบ้าง

ร้านอาหารกับร้านค้าปลีกอาจใช้ POS คนละแบบ ร้านอาหารมักมีเรื่องเมนู โต๊ะ และการส่งออเดอร์เข้าครัว ส่วนร้านค้าปลีกอาจเน้นการสแกนสินค้า เช็กสต็อก และจัดการสินค้าหลายรายการ ดังนั้นก่อนเลือกระบบ ลองดูจากงานที่ร้านต้องใช้จริงเป็นหลัก

• ดูว่าร้านต้องใช้อะไรบ้าง: ลิสต์งานประจำก่อน เช่น คิดเงิน เช็กสต็อก จัดการสมาชิก ดูยอดขายหลายสาขา หรือรับออเดอร์ เพื่อเทียบว่า POS ที่สนใจรองรับครบหรือไม่
• เช็กอุปกรณ์ที่ต้องซื้อเพิ่ม: หากร้านมีเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ เครื่องอ่านบาร์โค้ด หรือ Tablet อยู่แล้ว ควรถามว่าสามารถใช้กับระบบใหม่ได้หรือไม่
• ลองกรณีอินเทอร์เน็ตล่ม: ร้านที่ต้องขายต่อเนื่องควรรู้ว่าเมื่อไม่มีอินเทอร์เน็ต ยังคิดเงินและบันทึกรายการขายได้แค่ไหน
• ดูค่าใช้จ่ายให้ครบ: นอกจากค่าระบบ อาจมีค่าอุปกรณ์ ค่าติดตั้ง ค่าเพิ่มสาขา ค่าเพิ่มผู้ใช้งาน หรือค่าบริการส่วนอื่น
• เช็กการนำข้อมูลไปใช้ต่อ: หากร้านใช้ระบบบัญชี ร้านค้าออนไลน์ หรือ CRM อยู่แล้ว ควรดูว่าสามารถส่งออกข้อมูลหรือทำงานร่วมกับระบบเหล่านั้นได้หรือไม่

หากร้านต้องการใช้ POS ออกใบเสร็จหรือใบกำกับภาษี ควรเช็กกับผู้ให้บริการว่าระบบรองรับเอกสารที่ร้านต้องใช้หรือไม่ รวมถึงตรวจสอบข้อกำหนดเกี่ยวกับใบกำกับภาษีของกรมสรรพากร ที่เกี่ยวข้องก่อนใช้งาน

FAQ เกี่ยวกับระบบ POS

POS ย่อมาจากอะไร?

POS ย่อมาจาก Point of Sale หมายถึงจุดที่เกิดการขายสินค้าหรือบริการ ส่วนระบบ POS คือระบบที่ช่วยจัดการขั้นตอนการขาย เช่น เลือกสินค้า คำนวณยอด รับชำระเงิน และบันทึกรายการขาย

ระบบ POS จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ตไหม?

ขึ้นอยู่กับระบบ POS ที่เลือกใช้ โดยเฉพาะ Cloud POS บางระบบสามารถทำงานบางส่วนแบบ Offline ได้เมื่ออินเทอร์เน็ตมีปัญหา ก่อนเลือกจึงควรตรวจสอบว่ายังสามารถคิดเงินและบันทึกรายการขายได้หรือไม่ รวมถึงข้อมูลจะ Sync กลับเข้าสู่ระบบอย่างไรเมื่อเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้ง

ระบบ POS ใช้กับธุรกิจอะไรได้บ้าง?

POS สามารถใช้ได้กับหลายประเภทธุรกิจ เช่น ร้านค้าปลีก ร้านอาหาร ร้านกาแฟ ธุรกิจบริการ และธุรกิจหลายสาขา แต่ฟีเจอร์ที่จำเป็นจะแตกต่างกัน เช่น ร้านอาหารอาจต้องการระบบจัดการโต๊ะและ Order ขณะที่ร้านค้าปลีกอาจให้ความสำคัญกับ Barcode และ Inventory มากกว่า

เครื่อง POS กับโปรแกรม POS ต่างกันอย่างไร?

เครื่อง POS คือ Hardware ที่ใช้บริเวณจุดขาย เช่น หน้าจอหรือเครื่องสำหรับทำรายการขาย ส่วนโปรแกรม POS คือ Software ที่ใช้คำนวณและบันทึกรายการ รวมถึงจัดการข้อมูลต่าง ๆ เช่น สินค้า Stock และ Report ทั้งสองส่วนจึงทำงานร่วมกันเป็นระบบ POS

POS เชื่อมกับระบบบัญชีหรือ CRM ได้ไหม?

POS บางระบบสามารถเชื่อมกับระบบบัญชี E-commerce, CRM หรือ Software อื่นผ่าน Integration หรือ API ได้ แต่ความสามารถในการเชื่อมต่อจะแตกต่างกันตามผู้ให้บริการ จึงควรตรวจสอบว่าระบบ POS รองรับ Software ที่ธุรกิจใช้งานอยู่ก่อนเลือกใช้

ระบบ POS นำข้อมูลไปใช้กับการตลาดได้อย่างไร?

ข้อมูลจาก POS ไม่จำเป็นต้องจบอยู่ที่หน้าร้าน เพราะหากระบบที่ธุรกิจเลือกสามารถเชื่อมต่อกับ Software อื่นได้ ข้อมูลจากการขายสามารถส่งต่อไปยัง CRM และนำไปใช้กับ Marketing Automation รวมถึงช่องทางสื่อสารอย่าง SMS ได้

POS → CRM

POS เป็นแหล่งข้อมูลจาก Transaction เช่น ลูกค้าซื้ออะไร ซื้อเมื่อใด หรือมียอดซื้อเท่าไร หากร้านมีระบบสมาชิกและ POS สามารถเชื่อมต่อกับ CRM ได้ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าสามารถนำไปประกอบ Customer Profile เพื่อให้ธุรกิจเห็นทั้งข้อมูลลูกค้าและประวัติการซื้อได้ต่อเนื่องมากขึ้น

ข้อมูลเหล่านี้ยังนำมาใช้แบ่ง Customer Segment ได้ เช่น ลูกค้าที่เคยซื้อสินค้าบางประเภท ลูกค้าที่ซื้อซ้ำ หรือลูกค้าที่ไม่ได้กลับมาซื้อเป็นระยะเวลาหนึ่ง เพื่อให้ธุรกิจวางแผนการสื่อสารกับแต่ละกลุ่มได้เหมาะสมขึ้น

CRM → Marketing Automation

เมื่อข้อมูลลูกค้าและ Segment อยู่ใน CRM แล้ว ธุรกิจสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้กำหนดเงื่อนไขสำหรับ Marketing Automation เช่น เมื่อลูกค้าเข้าเงื่อนไขของ Segment ที่กำหนด ระบบจึงเริ่ม Workflow สำหรับการสื่อสารที่เตรียมไว้

แทนที่จะเลือกกลุ่มลูกค้าและเริ่ม Campaign ใหม่ด้วยตัวเองทุกครั้ง ธุรกิจจึงสามารถกำหนดเงื่อนไขล่วงหน้าว่า Event หรือข้อมูลแบบใดควรนำไปสู่ขั้นตอนใดต่อ

Marketing Automation → SMS API

หาก SMS เป็นหนึ่งในช่องทางที่ธุรกิจต้องการใช้ ระบบ Automation, CRM หรือ Backend สามารถส่งคำสั่งผ่าน SMS API ไปยังแพลตฟอร์ม SMS เมื่อเกิด Event ที่กำหนด

ตัวอย่างเช่น ร้านอาจส่ง SMS แจ้งสถานะคำสั่งซื้อ แจ้งสิทธิพิเศษให้สมาชิก หรือส่ง Promotion ไปยัง Customer Segment ที่กำหนด ทำให้ข้อมูลจากการขายสามารถนำไปต่อยอดเป็น Workflow ในลักษณะ POS → CRM → Marketing Automation → SMS API ได้

หากธุรกิจต้องการนำ SMS มาใช้กับ Workflow ที่มีอยู่ Boost SMS รองรับ SMS API สำหรับเชื่อมการส่งข้อความเข้ากับระบบของธุรกิจ ทำให้สามารถกำหนดให้ระบบส่ง SMS ตาม Event หรือเงื่อนไขที่วางไว้ได้

อย่างไรก็ตาม การมีหมายเลขโทรศัพท์หรือข้อมูลสมาชิกอยู่ใน POS หรือ CRM ไม่ได้หมายความว่าสามารถนำไปใช้ส่ง SMS Marketing ได้ทุกกรณี ธุรกิจยังต้องพิจารณาวัตถุประสงค์ในการเก็บและใช้ข้อมูล รวมถึงฐานทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องก่อนนำข้อมูลไปใช้เพื่อการตลาด

ติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่
📞 ฝ่ายขาย: 094 389 1495
📞 ฝ่ายบริการลูกค้า: 02 114 8806
💬 LINE OA: @boostsms

ทีมงานพร้อมให้คำแนะนำเกี่ยวกับการเลือกใช้งาน SMS ให้เหมาะกับ Workflow และรูปแบบการสื่อสารของธุรกิจ